Chromebook Tricks No. 3
Google hat neue Funktionen in seinem Tabellenkalkulations-Programm angekündigt. Das macht Google übrigens nicht immer. Nicht selten sind Funktionen plötzlich da, dann wieder scheinbar weg, weil ganz woanders zu finden. Und in seltenen Fällen wird der Nutzer auch mal ganz deutlich auf eine neue Möglichkeit hingewiesen, wie im nachfolgenden Bild zu sehen ist.
So hat Google vor einiger Zeit (unter anderem) die Möglichkeiten seine Tabellen mit Hilfe von Vorlagen zu gestalten hinzugefügt und dies auch als "NEU" deutlich gekennzeichnet. Jetzt kommt auf die Nutzer noch etwas Neues zu, denn Google will den Nutzer unterstützen wenn es darum geht die Daten aus seiner Tabelle besser auswerten zu können. Doch bevor wir dazu kommen noch kurz ein Trick, um mit Tabellenkalkulationen besser arbeiten zu können. Dazu sollt klar sein, dass eine Tabellenkalkulation ein ganz bestimmtes Format hat und da geht nun mal kein Weg dran vorbei. Und das ist auch gut so. Und nein, eine Excel-Tabelle oder ein Google Sheet ist kein Schreib- oder Malprogramm und auch nicht für Präsentationen geeignet. Dazu gibt es andere Programme, welche sich dafür besser eignen. Aber! In eben den anderen Programmen kann man Google Sheets ausgezeichnet einbinden. So lassen sich Tabellenausschnitte und bspw. in Google Dokuments einbinden. Einfach per Copy und Paste. Nun muss man aber noch entscheiden, ob die Tabelle verknüpft bleibt. Und darin liegt der Vorteil, denn eine solche Tabelle kann dann geändert werden und die Änderungen können ganz leicht im Dokuments Dokument aktualisiert werden. so kann man sich auch mal schnell ein Rechnungs-Dokument oder einen Lieferschein mit wechselnden Daten zu einem Kunden oder einem Auftrag erstellen auf die man immer wieder zurückgreifen kann. Übrigens auch als Vorlage zu speichern und somit ganz leicht für neue Vorgänge zu verwenden.
Zwei Elemente empfehle ich stets in jeder Tabellenkalkulation mitzuführen. Das tut nicht weh, ist leicht zu erledigen und hat enorme Vorteile, wenn Sie eine Tabelle später weiter einbinden oder auswerten möchten. Nummer 1: Legen Sie immer die Spalte mit einem Zeitstempel an und achten Sie darauf, dass dieser auch richtig Formatiert ist. Nutzen Sie die Tabelle später bspw. mit AppSheet oder einem Formular wird dies existentiell wichtig sein. Später lässt sich das nicht mehr nachrüsten, wenn Sie merken es doch benötigt zu haben.
Und Nummer 2: Legen Sie immer auch eine Spalte an mit einem Zähler (Counter) und tragen Sie dort immer eine 1 ein. So können Sie später noch viel leichter Daten selektieren, auswerten und in Pivot Charts oder einfachen Charts darstellen. Und eventuell wussten Sie es noch nicht, aber so lassen sich markierte Bereich auch sofort zählen. Die Summe wird Ihnen bei Sheets genauso wie bei Excel unten rechts angezeigt. So wissen Sie in kürzester Zeit wie viele Bilder, Waren, Gegenstände und so weiter in der Tabelle erfasst sind. Bzw. wie viele Datensätze sie haben. Orientieren Sie sich dazu niemals an der Nummerierung der Zeilen!
Kommen wir zu den neuen Bereinigungsvorschlägen! Mit den neuen Bereinigungsvorschläge hilft Ihnen Google unterschiedlich erfasste Datensätze zukorrigieren. Wenn Sie ein Formular nutzen sollten Sie viel mit Picklisten (Drop-Down bspw.) arbeiten. Schreibfehler sind das eine. Davor sind wir alle nicht gefeit ;-) und dennoch sind Zahlendreher oder unterschiedliche Bezeichnungen in einer Tabellenkalkulation nicht selten ein ernstes Problem. Beispiel ist die Schreibweise US, USA, Amerika, Vereinigte Staaten. Das kann bei der Auswertung bereits viele Probleme machen und zu einer falschen Darstellung von Sachverhalten führen. Google Sheets hilft dabei solche Korrekturen für häufig auftretende Datenfehler zu identifizieren und macht Vorschläge dies zu bereinigen. Etwas das Sie sonst mühsam über die Funktion Suchen und Ersetzen machen müssen.
Noch etwas zum Schluss. Chromebooks nicht keine reinen Online Computer, dann wären Sie Netbooks. Natürlich kann man seine Dokumente und Tabellen auch offline erstellen und bearbeiten. Dann allerdings werden ggf. einige Effekte und Funktionen solange Sie offline arbeiten nicht zur Verfügung stehen.
