GSuite Drive Ordner und Laufwerke freigeben

GSuite Administratoren wurden aktuell darüber informiert, dass nun Ordner in freigegebenen Laufwerken freigegeben werden können. Erstmal was sind diese Laufwerke und was bedeutet eine Freigabe? Seit einiger Zeit ist dies in der Beta bereits verfügbar und wurde nun als Standard auch für den Stabilen Kanal ausgerollt. Also ist das Thema einigen nicht neu. 

Neben den ganz regulären Ordnen in Googles Verzeichnis-Anwendung Drive gibt es die sogenannten Teamordner, diese wurden umbenannt und lauten jetzt auf "geteilte Ablage". Was in den regulären Ordnern bereits seit langem funktioniert geht nun auch dort. Dateien und ganze Ordner können über die Funktion "Teilen" freigegeben werden. Das kann für eine bessere Administrierbarkeit im Team mit wechselnden Mitgliedern die Arbeit erleichtern und bietet eine bessere Übersichtlichkeit. Sonst ist der Nutzen wohl eher beschränkt. 

Anderen Nutzern den Zugriff auf Dateien und Ordnern zu geben und auch später noch zu erkennen wem man im Laufe der Zeit Freigaben erteilt hat ist immer noch ein ziemlich großes Problem. 

Ich frage mich immer warum es Google nicht gelingt dies zu optimieren. Immerhin gibt es eine Schaltfläche mit "für mich freigegeben", über die man erkennen kann welche Dateien und Ordner man im Zugriff hat ohne Eigentümer zu sein. Also alles was einem freigegeben wurde. 

Eine Sammlung mit "von mir freigegeben" wäre schon einmal ein Ansatz. Wer den Überblick behalten will sollte daher alle freigaben zeitlich befristen. Das geht mit einem tieferen Einstieg innerhalb neuer Freigaben. Allerdings nur im Lesemodus.

Google gibt an, daran zu arbeiten seine Produkte dahingehend zu verbessern, dass der Umstieg auf die Google Produkte einfacher, intuitiver und angenehmer wird. Das ist Google zunehmen in der Vergangenheit auch gelungen. Die wohl größte und schwierigste Aufgabe hat Google aber noch nicht bewältigen können. Seinen Verzeichnisdienst Drive etwas Windows like zu machen. Sie können mittlerweile aber die von Ihnen erteilten Freigaben schon viel besser erkennen als dies noch zum Start von Drive möglich war. Ein stilisiertes Männchen in einem Verzeichnis Symbol weist darauf hin, dass dieser Ordner freigegeben wurde. Wem wird dadurch aber nicht klar. Ordner könne aber auch durch eine Farbe markiert werden und so könnte man seine Freigaben nach Projekten oder Teams auch durch die Farbe eines Verzeichnisse auf den ersten Blick besser erkennbar machen.

In der Detailansicht (rechts) kommt dann das was wir brauchen. Die Information über den Ordner oder die Datei mit vielen Angaben zum Ordner und zu den Personen (immer eMail Adressen, kann auch eine Gruppe sein) die eine Freigabe erhalten haben. Geht man mit der Maus über das Symbol der Person ist dann auch zu sehen um welche Freigabe es sich handelt. Also Eigentümer, Nur lesen, bearbeiten u.s.w.. Wie gesagt eine Abfrage auf sämtliche Freigaben fehlt und das macht es extrem scher den Überblick zu behalten. Eine Suche nach Freigaben, welche und wem, wann und ggf. wie lange, wäre eine echte Bereicherung.  

Zumindest hat Google nun über einen kleinen weiteren Schritt auf dem Weg die Drive Anwendung weiter zu verbessern getan und informierte eben wie folgt: 

"Sie können jetzt Ordner in freigegebenen Laufwerken freigeben. Zuvor war diese Funktion in der Beta verfügbar . Mit gemeinsam genutzten Laufwerken können Teams und Organisationen Dateien speichern, darauf zugreifen und zusammenarbeiten. Mit diesem Start können Sie einen bestimmten Ordner für andere Benutzer freigeben oder den Mitgliederzugriff aktualisieren, um Benutzern zusätzliche Berechtigungen für bestimmte Ordner in freigegebenen Laufwerken zu erteilen."

Aber noch etwas!

Ab sofort unterliegt der Papierkorb einheitlichen Bedingungen und das bedeutet er wird automatisch nach 30 Tagen geleert und das endgültig. 

Fazit:

Bei allem darf man nicht vergessen, dass es sich um einen Cloud-Dienst, eine Cloud-Anwendung handelt. Dateien und Ordner können eigentlich leicht für beliebige Personen zugänglich gemacht werden. Das ist mit Windows und seinen Dateisystemen auf lokalen Umgebungen so nicht machbar. Wir definieren also hier sehr hohe Ansprüche, wenn wir mehr und mehr Funktionen von Googles Drive verlangen. Ordner als Laufwerke zu bezeichnen ist aber verwirrend und die Kontrolle über Freigaben zu behalten eine zu große Herausforderungen in Büro-Organisationen mit vielen vielen Mitarbeitern. Was dann letztlich überhaupt möglich ist definiert dann auch noch der GSuite Admin. Übrigens ist dieses jüngst Update nicht nur GSuite Anwendern vorbehalten. Auch in den "privaten" Google GMail Konten geht das seit der Beta!