GSuite und gemeinsame Kontakte

Shared Contacts im Marketplace

Wenn Sie schon in einer Organisation mehrere Nutzer verwalten, dann wird es ggf. auch erforderlich sein allen oder einem bestimmten Kreis der Nutzer ein gemeinsames Adressbuch zur Verfügung zu stellen. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten. 1.) Sie nutzen eine Erweiterung, welche Sie über den Marketplace installieren können, wie bspw. Shared Contacts. Das ist aber mit zusätzlichen Kosten verbunden und Sie werden ggf. auch über Orgnisationseinheiten und Gruppenberechtigungen einige Einstellungen vornehmen müssen. So kommen Sie zu einem gemeinsamen Adress- bzw. Telefonbuch bei dem die einzelnen Nutzer die Kontakte Ihres Google Contacs Kontos teilen können. Das bedeutet aber letztlich alle Kontakte werden an vielfachen Stellen verwaltet. Neue hinzugefügt oder gelöscht und so weiter. 2.) Verwalten Sie die Kontakte einfach zentral und richten Sie einen zusätzlichen Nutzer ein. Ich nenne diesen gerne den "Alluser@ihreDomain.de" Account. Jetzt haben Sie die Möglichkeit nicht nur Kontakte, sondern auch den Kalender (mit und ohne entsprechende Freigaben) und Bilder zu teilen.
Das ist sehr hilfreich bei gemeinsamen Aktivitäten, wie ein Projekt an dem mehrere zusammenarbeiten. Beispiel: Baustelle und es werden von verschiedenen Mitarbeitern Bilder gemacht. Diese stehen dann automatisch auf Wunsch durch den Auto-Upload allen zur Verfügung. Termine können gemeinsam angesehen werden, die alle betreffen und die zentral gepflegt werden sollen. Und letztlich stehen dann auch die Kontakte allen zur Verfügung. In diesem Fall muss der "Alluser@" dann aber auf den Geräten die diesen gemeinsamen Zugriff haben sollen zusätzlich eingerichtet werden. Also bspw. auf einem Smartphone oder Tablet als weiterer Google Account. Dan steht auch eine eMail an alle Funktion zur Verfügung. Übrigens gilt es auch für Maps und auch dort wird dann das GPS Tracking aller erfasst. 3.) Eine weitere Lösung ist die Verwaltung einer gemeinsamen Sheets, also einer Tabellenkalkulation die mit Hilfe von Appsheet bspw. dann als gemeinsames Adressbuch zur Verfügung gestellt werden kann. Es gibt also nur um einmal diese drei Möglichkeiten zu nennen eine ganze Reihe von Lösungen, die mit und auch teilweise ohne GSuite die Möglichkeit geben zu einem gemeinsamen Adressbuch zu kommen. Sie müssen letztlich selbst entscheiden, welche davon die für Sie passende ist. Und letztlich können Sie auch den umständlichen Weg wählen Adressbücher mittels der Export und Import Funktion von Google Contacts abzugleichen. Bei einer Hand voll Nutzer mag das noch gehen. Die Import- und Export-Funktion wird über die "alte Version" von Google Contacts ermöglicht. Das Tool bietet auch die Möglichkeit Doubletten zu beseitigen.