Dokumenten Management für Jederman
Sie kennen das! Man bekommt ja so allerlei Briefe und dann schreibt man auch noch welche. Also ich meine keine elektronische Post - ja genau - die andere. Papier und so. Und dann ist von dem zeug auch noch einiges recht wichtig, so dass man es nicht gleich wegwerfen sollte. Jetzt gibt es sicher unter Ihnen Menschen, die sich da ganz toll organisieren können. Ahh - ihr Angeber. Ich sag jetzt mal - die meisten von uns tun sich da etwas schwer. Und kleine Betriebe hätten auch gerne ein digitales Doku-Management schrecken aber vor den Kosten zurück. So lange Rede...
Ich gehöre auch zu denen, die nicht gern eine ausgefeilte Papierablage betreiben und dann nichts mehr finden in der Kürze, wenn es mal darauf ankommt. Also habe ich mir auf der Basis von Google Tools (wie kann es auch anders sein) das digitalisieren mit einer eigenen App erleichtert. Ich nenne diese mal "SCANDOO" und das läuft so: Mittels meiner App speicher ich Such- bzw. Kennworte mit Datum und Beschreibung in dem Moment ab, wo ich ein Dokument mit dem Android Smartphone abfotografiere. Mittels Google Sites ermögliche ich mir entsprechend einen schnelle Zugriff auf die Verzeichnisse per Vorschau. Über die App oder Google Drive finde ich die Dokumente dann schnell und übersichtlich wieder. Und bei den Originalen aus Papier bleibt es dabei - alles auf einen Stapel und Tschüss. Bei dem Ablagesystem kann ich es nun wie Amazon halten - ein chaotisches Ablagesystem. Wie die Waren in einem Amazon Lager liegt also jeglicher Schriftverkehr in einem Ordner und werden dank der Kennung schnell und einfach auffindbar. Und jetzt kann ich das auch noch über Berechtigungen anderen freigeben - bspw. Familienmitgliedern oder am Beispiel von Firmen könnten Mitarbeiter unterschiedlichster Abteilungen nach einer Berechtigungsstruktur zugreifen. Die Dokumente stehen nach dem Scan sofort zur Verfügung und können auch obgleich als Bild- oder PDF-Datei gespeichert dank Google nachbearbeitet werden, denn Google Drive ermöglicht das konvertieren auch von Bilddateien aus dem Drive. Endlich System und Ordnung auf das ich von überall zugreifen kann wo ich Zugang zum Internet habe. Cool.
